Adriana Rodríguez,líder de PMO en TelevisaUnivision,cuenta los beneficios y dificultades del proceso hacia una digitalización más inteligente.

Foto: DPL News

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La transformación digital es un proceso paulatino,que ni siquiera los gigantes corporativos avanzan de un solo tajo,sino lo hacen por áreas y de manera gradual.

Es el caso de TelevisaUnivison,quien apenas en 2023 tenía procesos administrativos que realizaba en hojas de cálculo tradicionales,sin embargo,han migrado poco a poco a los sistemas de ServiceNow.

DPL News platicó con Adriana Rodríguez,líder de Project Management Office (PMO) en TelevisaUnivision,durante el Knowledge 2024,quien contó los beneficios y dificultades del proceso hacia una digitalización más inteligente.

Alejandro González (AG): ¿Qué procesos están cambiando con las herramientas de ServiceNow?

Adriana Rodríguez: Lidero el portafolio de proyectos que atiende planes de IT,del back office,en áreas como Finanzas,Legal,Compras,Recursos Humanos.

Nosotros teníamos toda esta gestión de un portafolio de proyectos en un excel. Lo teníamos allí,muy arcaico,muy manual. Y lo que hicimos fue mover toda esta mecánica,metodología y procesos a SPM,que es el Strategic Portfolio Management de ServiceNow.

Nosotros tenemos una licencia en toda la organización. Y básicamente este módulo lo teníamos ahí. Teníamos el Ferrari estacionado en el estacionamiento,tapado,y nadie sabía que existía.

Entonces,lo que hicimos fue destapar la cobija,ver el Ferrari,qué tiene,cómo se puede adaptar a nuestras necesidades. Y lo que hicimos fue la implementación de SPM con toda la funcionalidad de demand y de project que tiene ServiceNow.

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AG: ¿Qué tan complicado es mover un monstruo como lo es Televisa hacia la digitalización?

Adriana Rodríguez: En la vicepresidencia se están haciendo muchos trabajos para eso. Pero específicamente en mi área,lo que tuvimos que hacer fue un cambio de mentalidad.

Porque la implementación de la herramienta no es solamente mover la funcionalidad a un software,es cambiar la mentalidad. Es decir,ahora tengo un excel y más adelante voy a tener una herramienta que hace todo un universo que no me imaginé.

Entonces,sí,es difícil porque lo que tienes que cambiar es la estructura mental de las personas. Yo sí hice un trabajo muy fuerte con mi equipo de trabajo primero,porque si nosotros no tenemos ese cambio de mentalidad,no podemos extenderlo a los involucrados de nuestros proyectos.

Hemos extendido ese cambio de mentalidad,tanto a la vicepresidencia,y en un siguiente paso lo vamos a hacer a los usuarios finales. Esto tiene que ser algo incremental. No puede ser que de un momento a otro pasas a tener todo el escenario perfecto.

AG: ¿Cuánto tiempo tarda o de qué depende este cambio gradual del que hablas?

Adriana Rodríguez: Nosotros iniciamos la implementación en septiembre de 2023 y en diciembre hicimos el primer release a producción. Y a inicios de enero hicimos ya el release oficial de SPM.

Es decir,que fue muy rápido,pero para eso tuvimos que organizarnos muy bien.

Aplicamos las mismas mejores prácticas de cualquier otro proyecto. Teníamos un plan claro,teníamos una estrategia,teníamos a dónde queríamos ir. Entonces,todo inició con la estrategia. Yo tenía claro a dónde quería ir con esta herramienta. Iniciamos como primer paso ir con la parte de caja que tiene ServiceNow. Con unas customizaciones mínimas. Eso hicimos y bueno,sí fue bastante rápida la obra.

AG: ¿Qué tan complicado es unificar todos estos proyectos para que puedan trabajar de una manera adecuada?

Adriana Rodríguez: La primera parte es que los procesos tienen que ser homologados,Así que todos los proyectos deben tener la misma ejecución de prácticas de management.

Pero tocas varias aristas,y una es que todos los proyectos se lleven y se gestionen con los mismos procesos. Y el otro punto es que nosotros tenemos un portafolio de proyectos que no necesariamente es la completitud de los que se hacen en la compañía.

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Esto lo que hizo fue hacernos mover a una estrategia de abarcar también a requerimientos que esperamos tenga una capacidad mayor en ServiceNow.

AG: ¿Qué le ha dado a TelevisaUnivision,y en particular a esta área y a este proyecto que estás liderando,el uso de ServiceNow?

Adriana Rodríguez: Tener la información consolidada,poder generar de allí la información,poder ver la información en línea. Ya no vamos a necesitar el “déjame hacer una presentación para mostrarte la información”; eso ya no va a pasar. Todos la pueden ver en el momento,online,en tiempo real.

AG: ¿Qué le recomiendas a las organizaciones o a las áreas que quieren dar el paso que ha dado TelevisaUnivision con ServiceNow?

Adriana Rodríguez: Lo primero es saber que la Inteligencia Artificial es una herramienta que nos permite trabajar en nuestras habilidades blandas y los skills. Eso es muy importante desde ya.

Y empezar con proyectos viables,pequeños,tal vez no muy impactantes,para que también la organización lo pueda ver de esa forma.

En tecnología también hay una metodología que se llama Agile,por ejemplo. Y eso también se volvió muy de moda. Hay muchas organizaciones que quieren hacer proyectos ágiles. Y eso es lo mismo que la Inteligencia Artificial,en el concepto de que necesitas un cambio de mentalidad. Y no es como que eso va a reemplazar todas las metodologías tradicionales. Entonces es lo mismo. Lo que vamos a tener que hacer es aprender de todo,ver en el momento cómo se usa,para qué cosa,porque no se va a poder usar la Inteligencia Artificial para todo.

AG: ¿Cómo deberán adentrarse entonces en la Inteligencia Artificial?

Adriana Rodríguez: Creo que también es importante adentrarse en el mundo. Muchas personas hablan de la transformación digital,de la Inteligencia Artificial,pero nunca han usado,no sé,un chatbot. Cuando tienen que llamar a su banco,prefieren llamar a la persona y no ir al agente virtual.

Entonces,hay que empezar por esas cosas,por perder el miedo,eso es lo que hay que hacer en nuestra vida diaria,porque si queremos ser personas que van a ir a transformar una organización,hay que prepararse.